契約書作成の意義

はじめに

そもそもなぜわれわれは、文案を作成し、稟議を取って、ハンコも押して、……といろいろ面倒なのに、契約書を取り交わす必要があるのでしょうか。

・「法務部門が契約書で契約しろとうるさいから？」
・「社内規程で定められているから？」

後者は、その通りではありますが、あくまで形式的な理由に過ぎません。
大切なのは、「なぜ社内規程に契約書を取り交わすことが定められたのか」という点です。

つまり、契約書が必要となる実質的な理由というものを、一度は考えてみる必要がありそうです。
そうすることで、契約レビューなどなど面倒な手続を行ってまで契約書を作成する意義が見えてくるのではないでしょうか。今回は、その点について考えてみましょう。

契約書作成はマストか

契約書を作成する理由を考える前に、契約書を作成しなかったらどうなるのでしょうか。
つまり、契約書を作成せず、単に口約束（口頭）で契約を結んだような場合です。こうした契約は、法律上無効になるのでしょうか。

この場合、法律上、「書面（契約書）で契約を結ばなければならない」というルール（ex.民法第446条第２項では、「保証契約は、書面でしなければ、その効力を生じない。」として、書面（＝契約書）を要求しています。）が無い限り、問題なく（法律上有効に）契約を結ぶことができます。

つまり、ルール（法律）上求められていない限り、契約書で契約を結ぶことはマストではないのです。
それでは、法律上、契約書で契約を結ばなければならない場合は、なぜ契約書が要求されるのでしょうか。
そこに何らかのヒントがありそうです。

例えば、先の例で保証契約は、契約書を作成することが要求されています。
保証契約というのは、簡単に言えば、保証人になる契約ということですが、典型的な例は、借金の保証人です。
実際にお金を借りた人がお金を返さない場合は、保証契約に基づいて、保証人が借りた人に代わって、お金を支払わなければなりません。

漫画（「ミナミの帝王」、「ナニワ金融道」など）やドラマなどで保証人になった人の悲惨な話が登場したり、親御さんから「保証人だけにはなるな」と言われたりと、保証契約というのは、その効果（後々の結果）の面で非常に怖い契約です。

そのため、法律は、①書面作成という手間をかけさせることによって、慎重に契約させることや、②契約の内容（例えば、いくら肩代わりするのか、10万円か、100万円か）をきっちりと書面に残しておくことなどの理由から、契約書の作成を要求していると考えられます。

こうした理由は、会社の契約についても当てはまります。
つまり、契約を結ぶことによって、会社は第三者に対して何らかの権利（業務をやってもらう）や義務（報酬を支払う）を負担します。

そのため、①契約書を作成し、稟議によっていろいろな人の目に触れさせることによって、慎重に契約をしようとしています。
また、②会社にどのような権利や義務があるのか、当事者間の口約束では、後から確認することもできませんし、証拠も残りません。
そのため、契約書を作成することによって、その内容をしっかりと書面に残しておくのです。

契約書の証拠としての価値

また、契約書は、トラブルになった場合の証拠としての価値が非常に高いと言われています。
例えば、金銭の貸し借りに用いられる借用書などをイメージいただければ想像しやすいかもしれません。
借用書を示しながら、「金返せ！」と凄んでいる先の漫画やドラマを思い出しませんか？

確かに、借用書などの証拠としての書面が残っているのといないのとでは、相手方への要求にも事実上の違いが出そうですよね。
ただ、法的には、もっと重要な意味があります。それが、「二段の推定」という裁判上の効果です。

「二段の推定」とは、契約書に引き直して説明すると、契約書を作成したと契約書に名前のある人（例えば、お金を借りた人）が本当（真正）に当該契約書を作成した（借用書に記載のとおりお金を借りた）ということを証明するロジックです。

トラブルになった場合の最終手段は、裁判となります。
裁判においては、契約書を本人が本当に作成したことを証明しなければいけません（民事訴訟法第228条第１項）。

しかし、この二段の推定というロジックを用いれば、ハンコ（電子署名も含みます。）が押されている契約書が手元にあれば、簡単に証明ができるのです。その仕組みは、下図のとおりです。

【二段の推定】

① 本人が所持するハンコが契約書に押されている

↓１段階目の推定　※事実上の推定

② 本人が自分の意思で契約書にハンコを押した

↓２段階目の推定　※民事訴訟法228条第４項

③ 契約書の記載どおり、本人の意思によって契約書作成

若干の補足をすると、ハンコは古来、金庫などで厳重に保管されているから、ハンコが契約書に押されていれば、管理している自分の意思でハンコを押したのであろうと、事実上の推定を受けます（１段階目）。

また、そのように本人が自分の意思で契約書にハンコを押したのであれば、契約書の記載どおりに、本人の意思によって契約書が作成されたことが、法律上推定されます（２段階目）。

こうして、面倒な証明が省略し、契約書の記載どおりに、権利及び義務を主張できるので、借用書をはじめとした契約書は、証拠として高い価値を有することになります。
よく「訴訟リスク」という言葉が聞かれますが、訴訟リスクを考えると、まさに、契約書を作成する意義があるのです。

まとめると、契約書は、①慎重な判断、②契約内容の確定、③証拠としての価値などのメリットがあるから作成が求められ、会社もこうしたメリットを享受するため、契約書の作成を重視しているということになります。

もちろん、「二段の推定」なんて小難しい議論を覚えていただく必要はありません。
しかしながら、このような契約書作成の意義があると知って仕事をするのか、あるいは、法務部門がうるさいからと言って、契約書を作成するのか、仕事のモチベーションも変わるのではないでしょうか。

大切なことは、忙しい中でも一つひとつの仕事の意味を確認していくということなのかなと、自省するところです。
是非、契約書の意義を踏まえて、契約事務を行っていただけると幸いです。